Der Techniker, der im Haus der Kunden ein neues PC-Netzwerk installiert, füllt am Ende seiner Arbeiten handschriftlich einen Laufzettel aus. Der Zettel weist die Arbeitsstunden und das verbaute Material aus. Der Kunde unterschreibt den Zettel und bestätigt so die Arbeiten. Ein Durchschlag verbleibt beim Kunden, das Original nimmt der Techniker mit – für die Buchhaltung.
So läuft es tagtäglich auch beim Elektriker, beim Klempner, beim Maler, bei Umzugsunternehmen und bei vielen anderen Handwerkern und Dienstleistern. So nützlich die Laufzettel für beide Parteien auch sind, so unpraktisch sind sie leider auch. Der Blankoblock mit den Laufzetteln wird gern einmal vergessen, die Handschrift des Technikers ist oft genug kaum zu entziffern und fertig ausgefüllte Zettel gehen gern verloren.
Deutlich schneller, professioneller und komfortabler geht es mit der Universal-App ServiceBeleg, die von der Ideler EDV-Beratung für das iPhone und das iPad entwickelt wurde.
Die App ServiceBeleg ist kinderleicht zu bedienen:
- Die Kontaktdaten der ausstellenden Firma werden einmalig in der App hinterlegt. Die Adresse des Kunden kann aus den Kontakten übernommen werden.
- Die App nimmt das Datum, die Uhrzeit der Ankunft, die Uhrzeit der Fertigstellung und die Anzahl der Arbeitseinheiten entgegen. Auch Pausen können berücksichtigt werden.
- ServiceBeleg erfasst den Grund für die ausgeführten Arbeiten.
- Die App listet das vor Ort eingesetzte Material mit der Anzahl, dem Artikelnamen und ggf. einer Seriennummer.
- Es lassen sich Bemerkungen erfassen.
- Der Kunde bestätigt durch seine Unterschrift direkt in der App, dass die Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
- ServiceBeleg generiert anschließend eine professionell gestaltete PDF-Datei, in die automatisch das eigene Firmenlogo eingepasst wird. Auch eine Schmuckfarbe lässt sich in der App vorgeben. Die PDF-Datei wird aus der App heraus an die E-Mail-Adresse des Kunden geschickt. Zugleich wird sie an die Buchhaltung der eigenen Firma gemailt, sodass eine Rechnung bereits geschrieben werden kann, noch bevor der Mitarbeiter in die Firma zurückkehrt.
Bernd Ideler von der Ideler EDV-Beratung: „Unsere Kunden sind immer wieder überrascht, wie schnell sich ein solcher Laufzettel in der App ausfüllen lässt. Es entfällt doch eine ganze Menge Schreibarbeit. Für alle Seiten garantiert der Einsatz der App mehr Professionalität und mehr Sicherheit – es gehen eben keine Zettel mehr verloren.“
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Mit Servicebeleg kann der Mitarbeiter vor Ort ganz einfach ein Formular ausfüllen (links) und den Kunden die sehr lesbar aufgeführten Arbeiten per Unterschrift bestätigen lassen (rechts). So kommt es später nicht zu Ungereimtheiten.
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In den Einstellungen (links abgebildet) kann man die Grunddaten einstellen, die dann für alle Arbeitsnachweise genutzt werden. Den fertigen Arbeitsnachweis (rechts) schickt die App an den Kunden und in die Zentrale zur Abrechnung. Einfacher geht es nicht.
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Downloadlink für die App, die derzeit für 59,99 Euro angeboten wird:
(29,4 MB)